9 tips voor het organiseren van een perfect evenement

Een groot (of klein) evenement organiseren? Dat vraagt om een goede voorbereiding. Of je nu een groot congres, gezellig personeelsfeest, compacte workshop of teambuildingsevent organiseert, er komt veel bij kijken. Elk evenement begint met een goede voorbereiding. Wij denken graag met je mee en geven een aantal tips.

1. Doelstelling en doelgroep

De allereerste stap is om jezelf af te vragen waarom je het evenement organiseert. Wat is je doel? Wanneer is jouw evenement succesvol? Belangrijk hierbij is het bepalen van de doelgroep. Welke oplossing bied jij de doelgroep? Welke wensen zijn er en hoe komen deze terug? Wat willen zij leren, ervaren, beleven of meemaken?

2. Budget

Het is belangrijk om te bepalen welk budget er voor het evenement is. Houd hierbij rekening met verschillende posten zoals locatie, catering, marketing, promotie, techniek en programma.

3. Locatie

De juiste locatie is allesbepalend voor je evenement. Allereerst moet een locatie kunnen voorzien in de basisbehoeften; de omvang, uitstraling en sfeer zijn belangrijk. Houd ook rekening met primaire faciliteiten als presentatieondersteuning, techniek, meubilair en catering.

Daarnaast kan een locatie veel toevoegen aan een evenement. Bijvoorbeeld een link met het centrale thema, aanvullende activiteiten, of een ‘escape from reality’ in een hele andere setting.

4. Programma en titel

Het programma en de inhoud bepalen wat je bezoekers uit het evenement kunnen halen. Of het nu gaat om een spreker tijdens een congres of een artiest bij een bedrijfsfeest. Controleer of het de doelgroep dient. Het is altijd goed een spreker te hebben vanuit je eigen organisatie. Dit kan een directielid zijn of een klant welke over een case vertelt. Heeft jouw evenement meerdere sprekers of artiesten, stem vooraf goed de inhoud af. Het kan erg vervelend zijn wanneer er overlap is tussen verschillende onderdelen van het programma.

De titel van je evenement is zeer belangrijk. Een goede titel schetst een duidelijk beeld van wat de bezoeker kan verwachten. Een goede titel is modern en actueel. Maak gebruik van trends maar voorkom overkill. Bij twijfel over de titel, ga terug naar je plan en doelgroep en gebruik dit om je titel concreet te maken.

5. Catering

Catering is van grote invloed op het succes van het evenement. Het advies is de catering aan te passen op de doelgroep. Op deze manier wordt een standaardelement van toegevoegde waarde. Hippe foodies en fruitshakes zijn populair, maar voegen niet per definitie iets toe. Is het thema duurzaamheid, werk met maaltijden of hapjes met duurzame ingrediënten. Wordt een typisch Nederlands product gepresenteerd aan de doelgroep? Een hip en modern stamppotbuffet versterkt het gehele evenement.

6. Promotie

Logischerwijs wil je dat het evenement een zo breed mogelijk publiek aantrekt binnen jouw doelgroep. Een uitzondering is natuurlijk wanneer je een besloten evenement organiseert. Echter, ook dan is het belangrijk dat je binnen je gestelde doelgroep een goede promotie opzet. Denk aan welke kanalen je wil gebruiken. Van uitnodigingen versturen tot e-mails en van social kanalen tot offline promotie.

7. Marketing

Wanneer het programma en de locatie bekend zijn, is het belangrijk na te gaan welke marketingelementen je wilt toevoegen. Voor zowel de sfeer als de merkbekendheid is de aankleding belangrijk. Denk aan banners, vlaggen of schermen bij de entree, op de podia, op de lunchlocatie of bij een afsluitende borrel.

Het voegt ook waarde toe de deelnemers een leuk item te geven na afloop. Een powerbank bedrukt met logo van jouw bedrijf ofwel iets lekkers voor onderweg naar huis, het zorgt voor een blijvende herinnering aan een fantastisch evenement.

8. Draaiboek

Stel een draaiboek op. Dit draaiboek moet klaarliggen voor, en doorgenomen zijn met alle betrokken partijen. In het draaiboek verwerk je de algemene informatie, contactpersonen, betrokken partijen, taakverdeling en een telefoonlijst. Om misverstanden te voorkomen neem je het draaiboek een aantal dagen van te voren goed door. Direct een mooie gelegenheid om de locatie te controleren. Staat alles goed? Is alles voor de registratie gereed? Is iedereen goed geïnformeerd? Zorg dat je tijdens het evenement je draaiboek ten alle tijden bij je hebt. Zo kun je snel schakelen mocht het nodig zijn.

9. Evaluatie

Het is belangrijk om het evenement te evalueren zodat je weet wat er goed ging en wat er beter kan. Evalueren kan met alle betrokken partijen, van sprekers tot deelnemers en van locatie tot leveranciers. Het evalueren kan op verschillende manieren. Je kunt een aantal deelnemers of stakeholders interviewen, gasten vragen aan het einde een korte enquête in te vullen, of per e-mail een paar vragen stellen in de dagen na het evenement. Van de reacties maak je een verslag en dit neem je mee naar het volgende evenement. Zo blijven jij en je organisatie zich ontwikkelen.