Hoe organiseer je het perfecte eindejaarsevent?

Het einde van het jaar is een moment van terugblikken, vooruit kijken, maar vooral ook samen zijn en iets extra’s doen voor je medewerkers. Een eindejaarsevent is hét perfecte moment om samen met collega’s bijeen te komen. Maar hoe maak je dit het hoogtepunt van het jaar? Waar moet je allemaal aan denken en wat moet je regelen? We hebben een aantal handige tips die je zeker op weg zullen helpen.

Planning

De zomervakantie is voorbij en dat betekent dat men vooruit kijkt naar het einde van het jaar en begint met het plannen van eindejaarsbijeenkomsten zoals kerst- of nieuwjaarsdiners. Begin op tijd met het vastleggen van een locatie en programma om ervoor te zorgen dat jouw voorkeurslocatie nog beschikbaar is. Onze tip: doe dit op tijd! Vervolgens is er nog voldoende tijd om na te denken over de details en om de ideeën en wensen uit te voeren.

Locatie

Om iets extra’s te doen voor je werknemers en ze te verrassen is het goed om even weg te zijn uit de dagelijkse werkomgeving. Een eindejaarsevent is een feestelijke gelegenheid. Bezoek daarom een sfeervolle locatie in plaats van een borrel of diner op kantoor. Zo hebben we bij WILDLANDS bijvoorbeeld een prachtige overdekte locatie midden in de jungle. Hoe koud het buiten ook is, je houdt je eindejaarsevent in tropische sferen. Proost op een mooie toekomst met uitzicht op de Olifantenvallei en met de tropische vogels en fluitende kikkers als achtergrondkoor.

Aankleding, sfeer en thema

Naast een mooie locatie zijn de sfeer en aankleding erg belangrijk. Wanneer je kiest voor een externe locatie is er vaak al gezorgd voor een sfeervolle aankleding, maar je kunt dit ook zelf laten terugkomen middels een thema. Ga je voor een thema, zorg er dan voor dat je dit tijdens het gehele evenement terug laat komen. Denk hierbij aan catering, aankleding, muziek en wellicht zelfs de activiteit of het entertainment. Om stilte en een onaangename sfeer te voorkomen is achtergrondmuziek een must have. Tegenwoordig kun je met Spotify zelf een playlist samenstellen, maar om te zorgen voor wat meer interactie kun je ook kiezen voor een band. Bedenk goed wat past bij jouw bedrijf.

Eten en drinken

Wat van grote invloed is op het succes van de avond zijn de hapjes en drankjes. Dit is een belangrijke en blijvende herinnering voor iedereen. Denk goed na over hoe je hier invulling aan wilt geven. Wordt het een diner, buffet of juist allemaal kleine hapjes? Bij WILDLANDS hebben we verschillende arrangementen samengesteld. Kies voor een menu dat past bij de doelgroep, jouw werknemers. Ook kun je kiezen voor verschillende foodtrucks zoals een oliebollenkraam, stroopwafelkraam, poffertjeskraam en popcornmachine. Zo creëer je je eigen mini foodtruck festival! Denk ook na over de keuze of er wel of geen alcohol geschonken dient te worden. Je wilt er natuurlijk wel voor zorgen dat gasten weer veilig thuis komen. Het is mogelijk om zelf om zelf het vervoer voor jouw werknemers te regelen. In samenwerking met onze partners kan WILDLANDS hierin faciliteren. 

Activiteit

Een unieke twist geven aan de avond zorgt ervoor dat je medewerkers iets hebben om op terug te kijken en waar ze het op de werkvloer nog eens over zullen hebben. Creëer een informele sfeer en zorg dat gasten niet de gehele avond naast dezelfde personen hoeven te zitten. Combineer het diner daarom met een originele activiteit zoals een moordspel of kerstmysterie, een quiz bedacht door je eigen medewerkers of een activiteit gekoppeld aan de locatie. Dit laatste kan ook enorm leuk zijn! Zo hebben we bij WILDLANDS de mogelijkheid een Zoo Challenge te organiseren of een avondexpeditie waarbij een dierverzorger de gasten meeneemt voor kijkje achter de schermen. Om ervoor te zorgen dat de medewerkers het nog eens zullen hebben over het unieke eindejaarsevent zijn foto’s het ideale middel. Leg bijvoorbeeld polaroidcamera’s op tafel of regel een photobooth of fotograaf.

Speech                                                                 

Zoals eerder benoemd is een eindejaarsevent een moment van terugblikken en vooruit kijken. Verwelkom je medewerkers en vier gezamenlijk de behaalde successen. Laat merken waar je trots op bent en uit een blijk van waardering. Benoem ook kort wat voor komend jaar belangrijk is, zodat je werknemers hier naar uitkijken. Zorg ervoor dat de speech interessant is en blijft door er interactie en een stukje humor in te stoppen en maak het vooral niet te lang. Je bent immers samen om met elkaar te genieten van een gezellige avond waarbij medewerkers geen zin hebben in een lange presentatie.

Uitnodigingen

Het duurt nog even, maar voor je het weet heeft iedereen zijn of haar agenda voor de decembermaand volgepland. Heb je de locatie, een datum en het tijdstip vastgesteld? Stuur dan alvast een ‘save the date’. Benoem de datum en het tijdstip zodat al jouw werknemers hier alvast rekening mee houden en de datum reserveren in hun agenda. De locatie kun je nog even als verrassing achter de hand houden en pas benoemen in de officiële uitnodiging. Vraag ook direct om eventuele eet- en dieetwensen. Bedenk een unieke manier voor het versturen of uitdelen van de uitnodigingen zodat jouw medewerkers alvast uitkijken naar het eindejaarsevent. Leg bijvoorbeeld op ieder bureau een persoonlijke kaart of ‘entreeticket’ of hang zelf gemaakte of bedrukte slingers op in de kantine. Dit is toch veel leuker dan een standaard mail?

Cadeau 

De avond is bijna voorbij en natuurlijk wil je jouw medewerkers niet met lege handen naar huis laten gaan. Geef ze bijvoorbeeld een WILDLANDS abonnement of cadeaukaart. Een Rituals pakket, gadget, cadeaubon of een heerlijke doos bonbons doen het ook altijd goed. Om het voor iedereen speciaal te maken voeg je een persoonlijke kerstboodschap toe. Vertel jouw medewerkers wat hen speciaal en uniek maakt.

Benieuwd naar de mogelijkheden voor een eindejaarsevent bij WIDLANDS? Neem dan contact op via zakelijk@wildlands.nl en wij denken graag met je mee.